Rozliczanie projektów  -  Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa

1. Czy rolnicy (6 gospodarstw), członkowie konsorcjum, wchodzący w skład grupy operacyjnej, realizujący operację mogą dokonywać zakupów produktów przewidzianych w zestawieniu rzeczowo-finansowym (materiał siewny, zaprawy nasienne, środki ochrony roślin) w firmie X która zajmuje się obrotem w/w produktów i jest liderem konsorcjum realizującym wspólnie z rolnikami projekt.

Nie ma możliwości nabycia czegokolwiek od członka grupy operacyjnej, w tym przypadku od lidera konsorcjum - firmie X, gdyż sprzedaż wewnątrz grupy stanowiłoby podstawę do stwierdzenia wystąpienia sztucznych warunków, np. w celu obejścia warunku zakupu w trybie konkurencyjnym.

2. Czy w ramach zaplanowanych w projekcie wynagrodzeń można skorzystać z dostępnych zasobów ludzkich Partnera? Tzn. w formie oddelegowania obecnego pracownika (aneks do umowy o pracę) - bez zatrudniania nowego?

Kodeks pracy w art. 1741 § 1, przewiduje w pewnych przypadkach "oddelegowanie" pracownika do innego pracodawcy, w ten sposób, że na podstawie zawartego porozumienia pomiędzy pracodawcami, pracownik podejmie pracę u innego pracodawcy. Z tym, że w takich przypadkach należy wówczas udzielić urlopu bezpłatnego takiemu pracownikowi, na czas wykonywania pracy u innego pracodawcy (zgodnie z zawartym porozumieniem pomiędzy pracodawcami) bezwarunkowo tylko za zgodą pracownika. Jest to dość skomplikowana procedura, w związku z powyższym decyzja o skorzystaniu z takiej formy leży w gestii beneficjenta.

Możliwe jest skorzystanie z innych form zatrudnienia u innego pracodawcy, np. umowa zlecenie albo umowa o dzieło (w zależności od charakteru wykonywanej pracy) albo przyjęcie na siebie zadań i powierzenie swojemu pracownikowi do wykonania określonych prac.

Informacje w zakresie rozliczenia czasu pracy pracowników zatrudnionych przy realizacji operacji znajdują się w instrukcji wypełniania wniosku o płatność.

3. Czy jeżeli we wniosku o przyznanie pomocy wskazano, iż wydatki ponosi częściowo lider a częściowo przedsiębiorca to zapłata za te wydatki może dokonywać się z kont bankowych odpowiednio lidera i przedsiębiorcy?

Przedstawiony sposób postępowania w zakresie ponoszenia kosztów związanych z realizacją operacji jest prawidłowy.

W ramach działania Współpraca możliwe jest dokonywanie zakupów przez jednego z członków grupy (np. lidera) dla wszystkich członków realizujących określone zadania w grupie albo przez poszczególnych członków samodzielnie, z tym, że ważne jest w jaki sposób tego rodzaju koszty zostały ujęte w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji (ZRF) oraz jaki jest podział zadań pomiędzy poszczególnymi członkami grupy operacyjnej (określony w umowie konsorcjum).

W przypadku gdy jeden podmiot, wystosuje zapytanie ofertowe, dokona wyboru oferenta i podpisze umowę na robotę budowlaną/dostawę/usługę, czyli dokona wyboru wykonawcy/dostawcy/usługodawcy w trybie konkurencyjnym, to wówczas faktura powinna być wystawiona na ten podmiot, oraz to ten podmiot powinien dokonać zapłaty za wykonaną robotę budowlaną/dostawę/usługę.

Poniżej wskazano możliwe ścieżki postępowania w sprawie:

1. każdy z członków grupy przeprowadza postępowanie ofertowe na przypisany mu zakres, wchodzący w skład szacowanego zadania;
2. jeden z członków grupy przeprowadza postępowanie ofertowe na całe zadanie, jednakże w takim przypadku powinna zostać jednoznacznie uregulowana kwestia zakupu, odbioru i rozliczenia poszczególnych, przypisanych członkom grupy zakresów;
3. jeden z członków grupy przeprowadza postępowanie ofertowe na całe zadanie z zaznaczeniem informacji o możliwości składania ofert częściowych, tożsamych z zakresami przypisanymi konkretnym członkom grupy. W tym przypadku, niezbędne jest zawarcie umowy z wykonawcą danego zakresu przez poszczególnych członków grupy.

Należy jednak pamiętać, że zgodnie z postanowieniami umowy o przyznaniu pomocy, zadanie jest definiowane jako jedna lub kilka pozycji w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, obejmujących dostawę, robotę budowlaną lub usługę mającą być przedmiotem nabycia, pochodzącą od jednego wykonawcy o ściśle określonym przeznaczeniu lub funkcjonalności, przy czym dostawa może obejmować zarówno jeden przedmiot, jak i całą partię, robota budowlana może składać się z jednej roboty budowlanej bądź kilku robót budowlanych, a usługa może składać się z jednej usługi bądź kilku rodzajów usług.

Przy ustalaniu wartości zadania bierze się pod uwagę spełnienie łącznie następujących kryteriów:

a) sumowaniu podlegają usługi, dostawy i roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu,

b) możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie,

c) możliwe jest wykonanie zadania przez jednego wykonawcę.

W przypadku, gdy w ramach realizacji operacji zadanie realizowane jest przez kilku członków grupy operacyjnej - wartość zadania powinna być ustalana w odniesieniu do wyżej przywołanej definicji zadania i nie ma znaczenia dla niej liczba członków realizujących dane zadanie.

Zatem w przypadku, kiedy operację realizuje, np. pięciu członków grupy operacyjnej i każdy z nich realizuje pozycje z zestawienia rzeczowo-finansowego operacji (ZRF), które nie przekraczają 30 000 euro, jednak po ich zsumowaniu osiągają pułap powyżej 30 000 euro - musi zostać zastosowany tryb art. 43a ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014 - 2020 (Dz. U. z 2018 r., poz. 627).

4. Czy w przypadku wnioskowania o zaliczkę, konsorcjum będzie musiało posiadać odrębny rachunek bankowy i wówczas dotację rozliczać za pomocą tego konta a pozostałe wydatki odpowiednio z kont bankowych lidera i przedsiębiorcy?

Zgodnie z § 4 ust. 6 umowy o przyznaniu pomocy, zaliczka zostanie wypłacona na wyodrębniony rachunek bankowy Beneficjenta przeznaczony wyłącznie do obsługi zaliczki.

Z wyodrębnionego rachunku bankowego mogą być wykonywane jedynie transakcje dotyczące kosztów kwalifikowalnych operacji.

W związku z powyższym, do obsługi zaliczki niezbędny jest odrębny rachunek bankowy, natomiast każdy z członków grupy, który realizuje określone zadania w ramach operacji i ponosi związane z tym koszty dokonuje zapłaty z posiadanych rachunków bankowych.

5. Czy dokumenty księgowe mają być wystawiane na dany podmiot wchodzący w skład grupy operacyjnej i na kim spoczywać będzie obowiązek przechowywania tych dokumentów?

Faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej mogą być wystawiane na każdego z członków grupy operacyjnej, który realizuje określone zadania w ramach operacji i ponosi z tym związane koszty.

Zasady ponoszenia kosztów przez poszczególnych członków  powinny wynikać z podziału zadań zaplanowanych w ramach realizacji operacji, między podmioty wchodzące w skład grupy operacyjnej, określonego w umowie "konsorcjum".

W przypadku gdy każdy z członków grupy operacyjnej, realizuje określone zadania w ramach operacjii ponosi z tym związane koszty, zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 4 umowy o przyznaniu pomocy, zobowiązany jest do prowadzenia dla wszystkich transakcji związanych z realizacją operacji:

1. oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, o których mowa w art. 66 ust. 1 lit. c pkt i rozporządzenia 1305/2013 w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych, albo
2. zestawienia faktur lub równoważnych dokumentów księgowych na formularzu opracowanym i udostępnionym przez Agencję, gdy na podstawie odrębnych przepisów Beneficjent nie jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych;

Obowiązki w zakresie przechowywania całości dokumentacji związanej z realizacją operacji (w trakcie realizacji operacji oraz przez okres 5 lat od dnia otrzymania płatności końcowej), powinny zostać uregulowane w postanowieniach umowy "konsorcjum", która zgodnie z przepisami rozporządzenia wykonawczego dla działania "Współpraca" powinna określać m.in. sposób podziału zadań miedzy członkami grupy oraz zasady ponoszenia odpowiedzialności z tytułu realizowanych zadań.

6. W jaki sposób składany będzie Wniosek o płatność, czy będzie do tego zobowiązany pełnomocnik reprezentujący grupę operacyjną?

Zgodnie z przepisami rozporządzenia wykonawczego dla działania "Współpraca", w przypadku grupy operacyjnej posiadającej zdolność prawną nie powinno być problemu z określeniem obowiązków w tym zakresie, gdyż jest to osoba upoważniona do reprezentowania beneficjenta - zgodnie z dokumentami rejestrowymi, bądź pełnomocnik ustanowiony dla dokonania określonych czynności (zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem).

Natomiast w przypadku grupy operacyjnej, która nie posiada zdolności prawnej i działa na podstawie umowy spółki cywilnej albo umowy "konsorcjum", obowiązek w tym zakresie leży po stronie podmiotu reprezentującego pozostałe podmioty wchodzące w skład grupy operacyjnej, tzw. lidera grupy albo przez pełnomocnika ustanowionego dla dokonania określonych czynności (zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem).

7. Czy refundacja wszystkich kosztów (także prac wykonywanych przez Jednostkę Naukową) odbywa się na rachunek Lidera?

Wypłata środków finansowych z tytułu przyznanej pomocy dokonywana jest na rachunek bankowy prowadzony przez bank lub rachunek prowadzony przez spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową dla Beneficjenta lub cesjonariusza Beneficjenta - w przypadku Grupy operacyjnej działającej na podstawie umowy konsorcjum będzie to rachunek podmiotu reprezentującego pozostałe podmioty wchodzące w skład grupy operacyjnej (Lidera).

8. Czy istnieje formalna i prawna możliwość by Jednostka Naukowa będąc członkiem grupy wykonała badania dla potrzeb projektu, a następnie czy może ona wystawić fakturę VAT za wykonane badania dla innych członków grupy (np. firm nawozowych). Czy taka faktura może stanowić koszt kwalifikowany w projekcie "Współpraca"?

W ramach działania M16 Współpraca są kwalifikowalne następujące koszty badań :

1. zakup materiałów i sprzętu laboratoryjnego niebędących środkami trwałymi;
2. dokonane za okres realizacji operacji odpisów amortyzacyjnych od aparatury naukowo-badawczej lub innych urządzeń służących do wykonywania badań w ramach tej operacji, ujętych w ewidencji środków trwałych podmiotu ubiegającego się o przyznanie pomocy, niezbędnych do prawidłowej realizacji operacji i bezpośrednio wykorzystywanych w związku z realizacją operacji - w przypadku gdy całkowity okres amortyzacji tej aparatury lub tych urządzeń przekracza okres realizacji operacji;
3. ponoszone z tytułu odpłatnego korzystania w okresie realizacji operacji z aparatury naukowo -badawczej lub innych urządzeń służących do wykonywania badań w ramach tej operacji;
4. ponoszone z tytułu odpłatnego korzystania w okresie realizacji operacji ze specjalistycznych środków transportu wewnętrznego;
5. wynagrodzenia pracowników naukowych podmiotów, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 lit. c Rozporządzenia, wchodzących w skład grupy operacyjnej, w tym nauczycieli akademickich zatrudnionych na stanowiskach naukowo-dydaktycznych lub naukowych oraz pracowników naukowo-technicznych i inżynieryjno-technicznych, wykonujących badania w ramach operacji, oraz innych świadczeń pieniężnych przyznanych tym osobom w związku z wykonywaną pracą wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne, płaconymi przez pracodawcę, oraz składkami na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, odpowiadające procentowemu zaangażowaniu czasu pracy tych osób poświęconego na zadania związane z realizacją operacji, lecz nie więcej niż 1,5-krotność miesięcznej minimalnej stawki wynagrodzenia zasadniczego określonej dla danego stanowiska w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 grudnia 2016 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania.

W związku z powyższym Jednostka Naukowa będąca członkiem Grupy Operacyjnej nie może prowadzić badań dla potrzeb realizacji operacji, zakończonych wystawieniem faktury VAT za wykonane badania dla innych członków Grupy Operacyjnej (np. firm nawozowych).

9. Proszę o omówienie przepływów finansowych pomiędzy członkami grupy operacyjnej (wystawianie faktur, kto płaci za faktury, jak jest rozliczana pomoc, etc.?)

Jeżeli grupa operacyjna posiada zdolność prawną (formę prawną) - sprawa jest jasna. Jeżeli grupa operacyjna nie posiada zdolności prawnej, takie kwestie jak np. określenie zadań poszczególnych członków grupy czy podział odpowiedzialności za realizację tych zadań oraz ich efekty, a także sposób współdziałania pomiędzy członkami grupy, w tym zasady ponoszenia kosztów powinny być określone w indywidualnej umowie, stanowiącej podstawę funkcjonowania grupy operacyjnej. Ważną kwestią, do ustalenia przez członków grupy, jest sposób rozliczania np. VAT - konieczny jest w tym zakresie kontakt z urzędem skarbowym.

10. Sposób realizacji projektu przez EPI zawiązaną na podstawie umowy konsorcjum, w skład której, dla uproszczenia, wchodzi lider (przedsiębiorca) i jednostka naukowa.
a) czy refundacja wszystkich kosztów (także prac wykonywanych przez jednostkę naukową) odbywa się na rachunek lidera?
b) czy lider może finansować 100% wkładu własnego na cały projekt?
c) czy do refundacji kosztów w ramach prac badawczych można przedstawić np. listę płac i potwierdzenia przelewów pracownika merytorycznego jednostki naukowej wykonującej badania? Czyli jednostka naukowa wypłaca wynagrodzenie swojemu pracownikowi za realizacje prac przewidzianych w umowie konsorcjum (płatnikiem w ramach operacji jest jednostka naukowa), a lider przedstawia te dokumenty do rozliczenia. W takim wypadku refundacja wpływa na konto lidera, a ten ją przekazuje do jednostki naukowej? Czy nie będzie problemu z kwalifikowaniem kosztów ponoszonych przez inny podmiot niż lider?

Ad. a. Wypłata środków finansowych z tytułu pomocy dokonywana jest na rachunek bankowy prowadzony przez bank lub rachunek prowadzony przez spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową dla Beneficjenta lub cesjonariusza Beneficjenta - w przypadku Grupy operacyjnej działającej na podstawie umowy konsorcjum będzie to rachunek podmiotu reprezentującego pozostałe podmioty wchodzące w skład grupy operacyjnej (lidera)

Ad. b. Nie ma przeszkód w takim podejściu do finansowania - należy pamiętać jedynie, aby wszystkie kwestie związane z funkcjonowaniem grupy operacyjnej, w tym z zasadami finansowania, zostały uregulowane w umowie konsorcjum. Minimalne wymagania dla tego dokumentu zostały zawarte w § 10 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia MRiRW dla działania "Współpraca".

Ad. c. Dokumenty potwierdzające zatrudnienie osób administrujących realizacją operacji i wykonujących badania w ramach operacji, zostały wymienione w formularzu wniosku o płatność, w części IX. Załączniki do wniosku o płatność, punkty od 3a do 3g.
Natomiast sposób rozliczania pomiędzy liderem grupy, na którego konto zostały przekazane środki finansowe z tytułu pomocy, a pozostałymi jej członkami powinno zostać uregulowane w umowie konsorcjum.

11. Czy aparatura naukowa np. o wartości około 1-1,2 mln zł brutto, może być przekazana na własność uczelni podczas trwania projektu (w momencie zakupu), jeśli przedsiębiorca wyasygnuje 50% środków własnych tj. około 500-600 tys. zł.

Kwestia zakupu aparatury przez jeden podmiot i przekazanie jej innemu podmiotowi pozostaje sprawą wewnętrzną tych podmiotów. Każdy z tych podmiotów musi posiadać możliwość rozliczenia kosztów związanych z zakupem i użytkowaniem danego sprzętu do celów operacji, w tym w zakresie obowiązków podatkowych, odpisów amortyzacyjnych itd., Takie kwestie regulują przepisy księgowe i rachunkowe, a każdy z tych podmiotów im podlega, niezależnie od realizacji operacji w ramach działania "Współpraca". Każda zmiana własności i związane z tym podatki, odpisy itd. muszą być jasne i zgodne z przepisami, które ten temat regulują, a wtedy część tych kosztów będzie mogła być refundowana zgodnie z treścią rozporządzenia. Są to jednak w znacznej mierze uregulowania wewnętrzne, tworzone między zainteresowanymi stronami.

12. Czy do uzyskania refundacji końcowej konieczna jest pełna realizacja zakładanego celu? Można wyobrazić sobie sytuację gdy w trakcie badań zakładany pomysł innowacji zostanie zweryfikowany negatywnie. Czy ryzyko wystąpienia takiej sytuacji ponosi grupa operacyjna?

Grupa operacyjna musi realizować operację zgodnie z założeniami, tj. zgodnie z jej harmonogramem i zaplanowanymi zadaniami w zestawieniu rzeczowo-finansowym (ZRF). To oznacza, że co do zasady operacja musi być realizowana do osiągnięcia jej celu, ponieważ została ona przedstawiona i oceniona jako racjonalna a jej zakres uzasadniony. Natomiast należy zwrócić uwagę na fakt, że każda operacja stanowi odrębny przypadek, który będzie oceniany w sposób indywidualny. Za zgodą Agencji, możliwe jest modyfikowanie ZRF w trakcie realizacji operacji, kiedy grupa stwierdzi taką konieczność, jednakże musi zostać zachowany pierwotny cel operacji.

13. Co ma zawierać dokładnie strona internetowa na której będą zamieszczane informacje nt. realizacji operacji, w jakim zakresie będzie należało publikować rezultaty operacji?

Powinny być tam podane informacje identyfikujące grupę operacyjną oraz samą realizowaną operację. W zakresie opisu operacji, powinny tam być zamieszczone informacje przynajmniej takie, jak w załączniku nr 1 i 2 do rozporządzenia - informacje o realizacji operacji i sprawozdania z realizacji operacji. Informacje zamieszczane na stronie muszą pozwalać na identyfikację realizowanej operacji oraz podmiotu, który ją realizuje oraz umożliwić wykorzystanie rezultatu przez potencjalnych użytkowników wyników danej operacji.

14. Przedsiębiorca musi prowadzić księgowość związaną z projektem. Kto zatem będzie odpisywał amortyzację oraz jaki będzie okres amortyzacji takiego urządzenia do prac laboratoryjnych.

Koszty amortyzacji urządzenia badawczego będzie sprawozdawał jako koszty kwalifikowalne ten podmiot, u którego w rejestrze środków trwałych będzie wykazane dane urządzenie. Okres amortyzacji będzie określony zgodnie z przepisami dotyczącymi rachunkowości, natomiast zwrot kosztów amortyzacji danego urządzenia może dotyczyć wyłącznie okresu realizacji operacji.